Met werktijdoverdracht kunnen medewerkers hun geplande werktijd aanbieden aan collega’s, die ze vervolgens kunnen overnemen. De functionaliteit staat standaard uitgeschakeld.
Hoe configureer je werktijdoverdracht?
Je hebt hiervoor toegang tot de instellingen nodig.
Ga naar Beheer → Instellingen → Algemeen → Werktijdoverdracht.
Zet Werktijdoverdracht aan.
Kies de methode van werktijdoverdracht:
Eerste die aanvaardt: de eerste collega die de werktijd aanvaardt, neemt ze meteen over.
Goedkeuring: collega’s kunnen de werktijd aanvaarden maar komen in de wachtrij terecht - daarna beslist de planner wie de werktijd krijgt.
Let op: als je de methode later aanpast, dan geldt dat alleen voor nieuwe aanvragen. Lopende aanvragen volgen de methode die gold op het moment van aanbieden.
Klik op Opslaan.
Medewerkers kunnen vanaf nu hun werktijd aanbieden via de app van Strobbo (Hoe vraag ik een werktijdoverdracht aan?).
Meldingen over werktijdoverdracht
Je blijft op twee manieren op de hoogte van werktijdoverdrachten: in Strobbo zelf en per e-mail.
In Strobbo
Werk je met Goedkeuring? Dan zie je meteen op het startscherm hoeveel overdrachten op een beslissing wachten. Klik op de teller om meteen naar de planning te gaan.
Bij Eerste die aanvaardt valt er niets te beslissen, dus is er ook geen teller.
Per e-mail
Dit werkt bij beide methodes (Goedkeuring en Eerste die aanvaardt).
Ga naar Beheer → Instellingen → Notificaties en kies de juiste vestiging indien van toepassing
Vul één of meer e-mailadressen in die een melding moeten krijgen.
Klik op Opslaan.
Wanneer krijg je een mail?
Zodra een collega een aangeboden werktijd aanvaardt, start een venster van 8 uur. Alles wat in dat venster binnenkomt, bundelen we in één mail die je na afloop ontvangt - of dat nu om één overdracht gaat of om honderd. Zo proberen we je mailbox niet overladen.
Dit geldt voor beide methodes. Werk je met Goedkeuring, dan verschijnen overdrachten wel meteen op je startscherm. Wie snel wil opvolgen, kijkt dus best daar.
Planning-validatieregels toepassen op werktijdoverdracht
Je kan bestaande planning-validatieregels ook laten gelden voor werktijdoverdrachten. Een overdracht die tegen zo’n regel ingaat, wordt dan geblokkeerd. Je zet dit aan per regel.
Ga naar Beheer → Instellingen → Planning-validatieregels.
Klik op het potlood naast de regel die je wil aanpassen.
Vink Blokkeer werktijdoverdrachten aan.
Klik op Update.
Wanneer wordt er gecontroleerd?
Vanaf dan controleert Strobbo op twee momenten.
Wanneer een collega de werktijd accepteert. Gaat dat in tegen een regel, dan wordt de acceptatie geblokkeerd. De collega ziet dat een validatieregel dit tegenhoudt, maar niet welke. Bij twijfel neemt hij contact op met zijn planner.
Wanneer de planner goedkeurt. Dit geldt alleen bij de methode Goedkeuring. Ook dan wordt de overdracht geblokkeerd als ze tegen een regel ingaat. De planner ziet wél om welke regel het gaat. (Werktijdoverdracht: goedkeuren als planner)
We controleren twee keer omdat de planning kan wijzigen tussen het aanbieden, het accepteren en het goedkeuren. Wat gisteren probleemloos kon, botst vandaag misschien met je regels.