Le transfert de temps de travail permet aux collaborateurs de proposer leur temps de travail planifié à des collègues, qui peuvent ensuite le reprendre. La fonctionnalité est désactivée par défaut.
Comment configurer le transfert de temps de travail ?
Vous devez avoir accès aux paramètres.
Allez dans Administration → Configuration → Général → Transfert de temps de travail.
Activez Transfert de temps de travail.
Choisissez la méthode de transfert :
Premier arrivé, premier servi : le premier collègue qui accepte le temps de travail le reprend immédiatement.
Approbation : les collègues peuvent accepter le temps de travail mais sont placés dans une file d’attente - c’est ensuite le planificateur qui décide à qui il revient.
Attention : si vous modifiez la méthode par la suite, cela ne vaut que pour les nouvelles demandes. Les demandes en cours suivent la méthode en vigueur au moment de la proposition.
Cliquez sur Sauvegarder.
Les collaborateurs peuvent désormais proposer leur temps de travail via l’application Strobbo (Transfert de temps de travail : proposer et reprendre).
Notifications relatives au transfert de temps de travail
Vous restez informé de deux manières : dans Strobbo même et par e-mail.
Dans Strobbo
Vous utilisez la méthode Approbation ? L’écran d’accueil vous indique immédiatement combien de transferts attendent une décision. Cliquez sur le compteur pour accéder directement au planning.
Avec Premier arrivé, premier servi, il n’y a rien à décider, donc pas de compteur.
Par e-mail
Cela fonctionne avec les deux méthodes (Approbation et Premier qui accepte).
Allez dans Administration → Configuration → Notifications et sélectionnez le lieu de travail concerné, le cas échéant.
Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail qui doivent recevoir une notification.
Cliquez sur Sauvegarder.
Quand recevez-vous un e-mail ?
Dès qu’un collègue accepte un temps de travail proposé, une fenêtre de 8 heures démarre. Tout ce qui arrive pendant cette fenêtre est regroupé dans un seul e-mail que vous recevez à l’issue de celle-ci - qu’il s’agisse d’un seul transfert ou de cent. Nous évitons ainsi de surcharger votre boîte mail.
Cela vaut pour les deux méthodes. Avec Approbation, les transferts apparaissent toutefois immédiatement sur votre écran d’accueil. Pour un suivi rapide, mieux vaut donc regarder là.
Appliquer les règles de validation du planning aux transferts de temps de travail
Vous pouvez également appliquer vos règles de validation du planning existantes aux transferts de temps de travail. Un transfert contraire à une telle règle est alors bloqué. Cette option s’active règle par règle.
Allez dans Administration → Configuration → Règles de validation du planning.
Cliquez sur le crayon à côté de la règle que vous souhaitez modifier.
Cochez Bloquer les transferts de temps de travail.
Cliquez sur Mettre à jour.
Quand les contrôles ont-ils lieu ?
À partir de ce moment, Strobbo effectue deux contrôles.
Lorsqu’un collègue accepte le temps de travail. Si cela va à l’encontre d’une règle, l’acceptation est bloquée. Le collègue voit qu’une règle de validation l’en empêche, mais pas laquelle. En cas de doute, il contacte son planificateur.
Lorsque le planificateur approuve. Cela ne vaut que pour la méthode Approbation. Ici aussi, le transfert est bloqué s’il va à l’encontre d’une règle. Le planificateur voit en revanche de quelle règle il s’agit. (Transfert de temps de travail : approuver en tant que planificateur)
Nous effectuons deux contrôles parce que le planning peut changer entre le moment où le temps de travail est proposé, accepté et approuvé. Ce qui passait sans problème hier peut entrer en conflit avec vos règles aujourd’hui.