Enkel de rol Owner kan de bewaartermijn instellen en wijzigen.
Waarvoor dient deze instelling?
Met een bewaartermijn bepaal je hoelang GPS-coördinaten en foto's bij het klokken bewaard blijven. Alles wat ouder is, wordt elke nacht automatisch en definitief verwijderd. Zo voldoe je aan de opslagbeperking uit de GDPR. Alle andere gegevens blijven ongewijzigd. De tijdsregistratie zelf (datum, uur, duur en medewerker) blijft dus gewoon bestaan. Enkel de locatie en de foto verdwijnen.
Welke termijn voor jouw organisatie passend is, bepaal je zelf: dat hangt af van waarvoor je de gegevens gebruikt en van je eigen privacybeleid.
Zie je op de homepagina de melding “Bewaartermijn voor gegevens nog niet ingesteld”? Die verdwijnt zodra je een termijn kiest en opslaat.
Let op! De instelling geldt voor de hele omgeving: zitten er meerdere bedrijven in dezelfde omgeving, dan geldt de gekozen termijn meteen voor al die bedrijven.
De bewaartermijn instellen
Ga naar Beheer > Instellingen > Data & Privacy.
Open de keuzelijst Bewaartermijn.
Kies de termijn die je wil toepassen: 30, 60, 90, 180 of 365 dagen, of Geen vervaldatum als er niets verwijderd mag worden.
Klik op Opslaan rechtsboven om te bevestigen.
In dit scherm zie je ook wanneer de laatste opschoning is uitgevoerd: zolang er nog geen heeft plaatsgevonden, staat er "Er is nog geen opschoning uitgevoerd".
Hoe verloopt de opschoning?
De opschoning loopt elke nacht automatisch. Ze verwijdert alle GPS-coördinaten en foto's die ouder zijn dan de ingestelde termijn. Je hoeft zelf niets te doen of te bevestigen.
De termijn schuift mee met de tijd. Bij een bewaartermijn van 30 dagen verdwijnt de foto van een registratie van 1 maart in de nacht na 30 maart, en die van 2 maart een nacht later.
De verwijdering is definitief: de gegevens zijn daarna niet meer terug te halen.
Hoe herken je opgeschoonde gegevens?
Bij een tijdsregistratie waarvan de locatie gewist is, blijft het locatie-icoontje staan (het omgekeerde druppeltje in het tikklokoverzicht). Klik je erop, dan verschijnt de melding dat de gegevens gewist zijn indien de bewaartermijn verstreken is.
De bewaartermijn wijzigen of uitschakelen
Je kan de termijn op elk moment aanpassen. Wat dat doet:
Korter zetten (bijvoorbeeld van 365 naar 90 dagen):
Bij de eerstvolgende nachtelijke opschoning verdwijnt in één keer alles wat ouder is dan 90 dagen.
Langer zetten (bijvoorbeeld van 30 naar 180 dagen)
Vanaf dan blijven gegevens langer bewaard. Wat al verwijderd is, komt niet terug.
Naar geen vervaldatum:
De nachtelijke opschoning stopt. Ook hier komt verwijderde data niet terug.