Met historische data kan je wijzigingen in de tewerkstelling van een medewerker correct bijhouden vanaf een bepaalde datum.

Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die vanaf volgende maand van statuut, contracturen of een ander arbeidsgegeven verandert. In Strobbo kan je deze wijziging vooraf instellen, zodat de juiste gegevens automatisch gelden vanaf de gekozen startdatum.
​

Ga naar:

Management → Gebruikers → Selecteer een gebruiker → Bedrijf
​

De naam van het bedrijf wordt weergegeven op het tabblad.

De pagina bestaat uit twee belangrijke delen:

Onder de historische arbeidsgegevens vind je ook het formulier voor het configureren van werkplekken/workspaces. Deze gegevens zijn niet historisch.
​

Wanneer je een versie in de tijdlijn selecteert, worden de gegevens van die versie in het formulier geladen.

Nieuwe versie bovenaan de tijdlijn is geen opgeslagen versie. Het is een leeg formulier dat automatisch wordt ingevuld met de gegevens van de meest recente versie.

Elke versie in de tijdlijn kan een bepaalde status hebben.

Wil je dat een wijziging vanaf een bepaalde datum actief wordt? Maak dan een nieuwe versie aan.
​

De gegevens van de meest recente versie worden automatisch overgenomen. Je hoeft dus alleen de gegevens aan te passen die veranderen.

Een medewerker heeft momenteel het statuut Student, maar wordt vanaf volgende maand een Flexi-medewerker.

Je doet dan het volgende:

Strobbo sluit de vorige versie automatisch af op de dag vóór de nieuwe startdatum. De nieuwe versie wordt vanaf de gekozen datum actief.

Wil je je wijzigingen niet bewaren? Klik dan op Reset.

De velden worden teruggezet naar de oorspronkelijke waarden.

Selecteer de versie die je wilt aanpassen en wijzig de nodige gegevens.

Klik daarna rechtsboven op bewaren.

Er gelden enkele regels om de historiek correct te bewaren:
​

⚠️ belangrijke regels

Heb je bijvoorbeeld meerdere toekomstige versies en pas je een gegeven aan dat ook in die toekomstige versies moet wijzigen? Dan moet je dit ook in elke toekomstige versie aanpassen.

Strobbo toont hiervoor een waarschuwing bij het opslaan.

Wanneer je de huidige actieve versie opent en er nog geen toekomstige versie bestaat, zal Strobbo je stimuleren om een nieuwe versie aan te maken.

Dit voorkomt dat je per ongeluk historische gegevens overschrijft.

Je kan wijzigingen al instellen voordat ze effectief worden.

Bijvoorbeeld: een medewerker gaat vanaf 1 september meer uren werken.

De geplande versie verschijnt boven de actieve versie in de tijdlijn.

Tot de startdatum kan je deze versie nog:

Vanaf de startdatum wordt de geplande versie automatisch actief.

Soms moet je geen toekomstige wijziging plannen, maar een fout uit het verleden corrigeren.

Bijvoorbeeld: het statuut van een medewerker werd oorspronkelijk verkeerd geregistreerd.
​

Wanneer je de actieve versie aanpast, vraagt Strobbo wat je precies wilt doen.

Je krijgt twee opties:
​

Gebruik dit wanneer de situatie vanaf een bepaalde datum verandert.

Je kiest een nieuwe startdatum en de huidige versie blijft behouden.
​

Voorbeeld:
De medewerker werkt vanaf 1 september meer uren.

➡️ Kies Maak een nieuwe versie
​

Gebruik dit wanneer de gegevens vanaf de oorspronkelijke startdatum al fout waren.

De bestaande versie wordt dan aangepast vanaf haar oorspronkelijke startdatum.

Voorbeeld:
Een medewerker kreeg bij de start per ongeluk het verkeerde statuut.

➡️ Kies Edit the current version.

Wil je een oude versie aanpassen?

⚠️ Een correctie geldt alleen voor de periode van die versie.

De wijziging wordt niet automatisch doorgevoerd naar latere versies.

Staat dezelfde fout ook in een latere versie? Dan moet je die versie afzonderlijk corrigeren.

Je kan alleen toekomstige versies verwijderen die nog niet actief zijn.
​

Zo verwijder je een versie:

De versie ervoor wordt daarna opnieuw doorgetrokken tot de volgende geldige versie.

Het is dus alsof de geplande wijziging nooit werd aangemaakt.

Strobbo zorgt ervoor dat de tijdlijn altijd logisch blijft.

Twee versies kunnen nooit op dezelfde dag starten.

Een arbeidsversie wordt vergrendeld wanneer de periode van die versie overlapt met:

Een vergrendelde versie herken je aan het 🔒 slotje in de tijdlijn.

De reden van de vergrendeling wordt boven het formulier weergegeven.
​

⚠️ Wat betekent dit?

Een vergrendelde versie is alleen-lezen.

Je kan de gegevens niet meer aanpassen.

Dit voorkomt dat afgesloten payroll- of tijdregistratiegegevens achteraf worden gewijzigd.

Sommige arbeidsgegevens moeten in bepaalde situaties handmatig naar de payroll worden doorgestuurd.

Dit is vooral belangrijk wanneer een medewerker midden in een payrollperiode van arbeidsgegevens verandert.

De knop Toepassen op payroll zorgt ervoor dat de juiste arbeidsgegevens in de payroll worden geladen.

Wanneer een versie is toegepast op de payroll, verschijnt er een groen vinkje ✅ bij de versie in de tijdlijn.
​
​

Omdat arbeidsgegevens vanaf nu historisch worden bijgehouden, kijkt Strobbo op verschillende plaatsen naar de gegevens die op elke afzonderlijke dag geldig zijn.

Dit is vooral belangrijk wanneer een wijziging midden in een periode plaatsvindt.

De bedrijfsgegevens in het Excel-overzicht zijn voortaan alleen-lezen.

Je kan deze gegevens niet meer rechtstreeks in de tabel aanpassen.

Wil je de arbeidsgegevens wijzigen?

➡️ Ga naar het profiel van de medewerker.

De gegevens die in het overzicht worden getoond, zijn gebaseerd op de actieve arbeidsgegevens.

Bovenaan de payroll verschijnt een waarschuwing wanneer medewerkers tijdens de geselecteerde periode een wijziging in hun arbeidsgegevens hebben.

Je kan de waarschuwing openen om meer details over de wijzigingen te bekijken.

👉 Dit is vooral belangrijk wanneer een arbeidswijziging midden in de payrollperiode plaatsvindt.

Wanneer bijvoorbeeld de contracturen of de registratie van overuren midden in een week wijzigen, wordt deze week gemarkeerd.

Bij het afsluiten van de week vraagt Strobbo om de correcte minimum- en maximumwaarden per medewerker te controleren.

In de planning wordt een waarschuwing getoond bij het statuut van een medewerker wanneer er tijdens de week een wijziging in de arbeidsgegevens plaatsvindt.

Wanneer je over de medewerker beweegt, krijg je een overzicht van de relevante wijzigingen.

Zo zie je snel welke arbeidsgegevens tijdens de geplande periode veranderen.

De planningsvalidatieregels houden rekening met de arbeidsgegevens die op de verschillende dagen geldig zijn.

Een wijziging midden in de week kan ervoor zorgen dat een regel niet meer eenduidig kan worden beoordeeld.

Voorbeeld

Een validatieregel controleert het aantal contracturen.

Als de contracturen midden in de week wijzigen, is één controle voor de volledige week niet altijd zinvol.

Strobbo toont in dat geval een waarschuwing in:

🔴 Rode waarschuwing: de regel was ingesteld als blokkerend.

🟠 Oranje waarschuwing: de regel was ingesteld als waarschuwing.

Ook in de planningsexport worden wijzigingen midden in een periode zichtbaar.

In het Excel-bestand:

Bij het aanmaken van een afwezigheid houdt Strobbo rekening met de werkuren die op de betreffende dag geldig zijn.

Bijvoorbeeld bij een medewerker die van 20 uur naar 30 uur per week gaat.

De duur van een volledige of halve dag afwezigheid wordt berekend op basis van de werkplanning of werkuren van de medewerker.
​

Selecteer je meerdere dagen die verschillende arbeidsversies bevatten?

Dan toont Strobbo een informatiemelding.

De preview is gebaseerd op de eerste geselecteerde dag, maar bij het effectief aanmaken van de afwezigheden houdt Strobbo rekening met de toekomstige wijzigingen.
​

⚠️ Belangrijk

Bestaat er al een afwezigheid tijdens de periode waarin je later een nieuwe arbeidsversie aanmaakt?

Dan wordt de bestaande afwezigheid niet automatisch aangepast aan de nieuwe werkuren.

Voor Dimona werkt dit anders dan voor afwezigheden.

Wanneer je een nieuwe arbeidsversie aanmaakt terwijl er al Dimona-aangiftes bestaan binnen de betreffende periode, vraagt Strobbo of je de bestaande Dimona's wilt aanpassen.

Dit werkt op dezelfde manier als vóór de introductie van historische arbeidsgegevens.

Verandert de situatie vanaf een bepaalde datum?
➡️ Maak een nieuwe versie.

Was de informatie vanaf het begin fout?
➡️ Corrigeer de bestaande versie.

Is de versie vergrendeld?
➡️ De gegevens zijn alleen-lezen en kunnen niet meer worden aangepast.

Zijn er meerdere toekomstige versies?
➡️ Controleer of een wijziging ook in de latere versies moet worden aangepast.