Inleiding
Een standaardplanning is een terugkerende planning die per werknemer wordt aangemaakt. Dit kan zowel een wekelijkse als een meerweekse planning zijn. Deze planningen blijven zich automatisch herhalen, zolang je dit wenst.
Twee voorbeelden:
Tom is een fleximedewerker en komt iedere zaterdag van 11u tot 20u werken: voor deze dag kan je een standaardplanning maken.
Anisa is een vaste medewerkster. In week 1 werkt ze altijd op maandag en dinsdag van 6u tot 14u. In week 2 werkt ze altijd op donderdag en vrijdag van 14u tot 22u. Beide weken kan je in één standaardplanning aanmaken.
Standaardplanning
Beginnen aan een standaardplanning
Om een standaardplanning toe te voegen, ga je als volgt te werk:
Ga naar de planning
Klik op de drie puntjes bij de naam van de werknemer
Selecteer “Standaardplanningen”
Nieuwe standaardplanning aanmaken
Klik op "Nieuwe standaardplanning toevoegen" (indien er nog geen bestaat of als je een nieuwe wil toevoegen).
Je kan de naam van de standaardplanning aanpassen. Dit is handig wanneer je er meerdere aanmaakt voor dezelfde werknemer.
Indien nodig kan je de startdatum aanpassen. Standaard selecteren we de maandag van de huidige week.
Indien nodig kan je een einddatum instellen. Deze bepaalt tot wanneer de planning geldig is. Na deze datum stoppen we met het automatisch aanmaken van de planning.
Werktijden toevoegen aan een standaardplanning
Klik op een dag om een planning toe te voegen.
Vul de Van, Tot en (eventueel) Pauze in
Selecteer vervolgens het correcte werkgebied
Indien nodig, vul een opmerking in
Klik op opslaan om de planning te bewaren
Vul zo de volledige week aan.
Klik op Opslaan. Hierdoor bewaren we de volledige standaardplanning.
Bewerken, kopiëren en verwijderen van een standaardplanning
Via de 3 puntjes kan je de standaardplanning bewerken, kopieren of verwijderen
Extra week toevoegen aan een standaardplanning
Wil je een tweede week toevoegen? Klik onder de laatste week op Week toevoegen
Je kan zoveel weken toevoegen als je wil. Let wel op: je kan enkel de laatste week verwijderen.
In de planning zelf
Herkennen van een standaardplanning in de planning zelf
De aangemaakte standaardplanningen worden automatisch ingeladen in de planning. Je kan deze herkennen aan het icoon met de twee pijlen.
De standaardplanning raadplegen of aanpassen
Als je een standaardplanning wil raadplegen of aanpassen, dan kan je dit doen door:
op de drie bolletjes naast de naam van de medewerker te klikken en dan "Standaardplanningen" te selecteren
of via een standaardwerktijd zelf (dus een werktijd waar zo'n icoon met de twee pijlen in staat): klik op de drie puntjes en kies "Standaardplanning bewerken"
Ik heb een dag of een volledige week verwijderd. Wat nu?
Geen zorgen, je kan de standaardplanning makkelijk terugroepen van alle medewerkers. Klik op Meer acties rechtsboven en vervolgens op Standaardplanningen toepassen: de ontbrekende standaardplanningen worden automatisch opnieuw toegevoegd. Hierbij zorgen we ervoor dat er geen dubbele standaardplanningen worden aangemaakt.
Let op: deze actie wordt voor alle werknemers tegelijk uitgevoerd en kan niet per werknemer worden toegepast.
Aanpassingen aanbrengen: goed om te weten
Aanpassingen in de planning
Wanneer je een standaardplanning aanpast rechtstreeks in de planning zelf, wordt de aangepaste werktijd omgevormd naar een gewone werktijd.
Het icoontje met de twee pijlen verdwijnt daarbij ook.
Bijwerken van een reeds bestaande standaardplanning
Als je een bestaande standaardplanning bijwerkt (bv. het einduur van één van de werktijden in de standaardplanning zelf of een werktijd in de standaardplanning van dag verandert), dan krijg je de volgende waarschuwing bij het opslaan:
werktijden (gekoppeld aan een standaardplanning) in de toekomst - nog niet verzonden (grijs): door het aanpassen van de standaardplanning, gaan we deze werktijden sowieso aanpassen
werktijden (gekoppeld aan een standaardplanning) in de toekomst - wél verzonden naar de medewerker (bruin, blauw of groen): indien je deze ook wil aanpassen, vink dan "Ook verstuurde werktijden bijwerken" aan.
Belangrijk: de aanpassingen zullen terug als grijze werktijden aangemaakt worden. Je moet deze dus opnieuw verzenden naar de werknemer.
werktijden (gekoppeld aan een standaardplanning) in het verleden: deze werktijden raken we niet meer aan. Zijn er toch aanpassingen vereist, dan moet je deze manueel in de planning zelf doen.