Seul le rôle Owner peut définir et modifier la durée de conservation.
À quoi sert ce paramètre ?
La durée de conservation détermine combien de temps les coordonnées GPS et les photos prises lors du pointage sont conservées. Tout ce qui est plus ancien est supprimé automatiquement et définitivement chaque nuit. Vous respectez ainsi le principe de limitation de la conservation du RGPD. Toutes les autres données restent inchangées. L'enregistrement de temps lui-même (date, heure, durée et collaborateur) subsiste. Seules la localisation et la photo disparaissent.
C'est à vous de déterminer la durée qui convient à votre organisation : cela dépend de l'usage que vous faites des données et de votre propre politique de confidentialité.
Vous voyez sur la page d'accueil le message « Durée de conservation des données pas encore configurée» ? Il disparaît dès que vous choisissez une durée et que vous l'enregistrez.
Attention ! Le paramètre s'applique à l'ensemble de l'environnement : si plusieurs entreprises se trouvent dans le même environnement, la durée choisie vaut immédiatement pour toutes.
Définir la durée de conservation
Allez dans Administration > Configuration > Données et confidentialité.
Ouvrez la liste déroulante Durée de conservation.
Choisissez la durée à appliquer : 30, 60, 90, 180 ou 365 jours, ou Pas d'expiration si rien ne peut être supprimé.
Cliquez sur Sauvegarder en haut à droite pour confirmer.
Cet écran indique aussi quand le dernier nettoyage a eu lieu. Tant qu'aucun n'a été effectué, le message « Aucun purge n'a encore été effectué » s'affiche.
Comment se déroule le nettoyage ?
Le nettoyage s'exécute automatiquement chaque nuit. Il supprime toutes les coordonnées GPS et toutes les photos antérieures à la durée définie. Vous n'avez rien à faire ni à confirmer.
La durée avance avec le temps. Avec une durée de conservation de 30 jours, la photo d'un enregistrement du 1er mars disparaît la nuit suivant le 30 mars, et celle du 2 mars une nuit plus tard.
La suppression est définitive : les données ne peuvent plus être récupérées.
Comment reconnaître les données nettoyées ?
Pour un enregistrement de temps dont la localisation a été effacée, l'icône de localisation reste visible (la goutte inversée dans l'aperçu du pointage). Cliquez dessus : un message indique que les données ont été effacées une fois la durée de conservation écoulée.
Modifier ou désactiver la durée de conservation
Vous pouvez adapter la durée à tout moment. Voici ce que cela implique :
Réduire la durée (par exemple de 365 à 90 jours) :
Lors du prochain nettoyage nocturne, tout ce qui est plus ancien que 90 jours disparaît en une seule fois.
Allonger la durée (par exemple de 30 à 180 jours)
Les données sont conservées plus longtemps à partir de ce moment. Ce qui a déjà été supprimé ne revient pas.
Passer à « pas d'expiration » :
Le nettoyage nocturne s'arrête. Là aussi, les données supprimées ne reviennent pas.