Les données historiques permettent de conserver l’historique des changements liés à la situation professionnelle d’un collaborateur à partir d’une date précise.

Par exemple, si un collaborateur change de statut, de nombre d’heures contractuelles ou d’une autre donnée d’emploi à partir du mois prochain, vous pouvez déjà planifier ce changement dans Strobbo.

Allez dans :

Management → Users → Sélectionnez un utilisateur → Company

L’onglet porte le nom de l’entreprise.

La page se compose de deux parties principales :

Sous les données historiques d’emploi, vous trouverez également le formulaire permettant de configurer les workspaces. Ces paramètres ne sont pas historiques.

Lorsque vous sélectionnez une version dans la timeline, ses données sont chargées dans le formulaire.

Nouvelle version, en haut de la timeline, n’est pas une version enregistrée. Il s’agit d’un formulaire vierge, automatiquement prérempli avec les données de la version la plus récente.

Chaque version de la timeline peut avoir un statut différent.

Vous souhaitez qu'une modification soit active à partir d’une date précise ? Créez une nouvelle version.

Les données de la version la plus récente sont automatiquement reprises. Vous devez uniquement modifier les données qui changent.
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Un collaborateur a actuellement le statut Student, mais deviendra Flexi à partir du mois prochain.

Strobbo clôture automatiquement la version précédente la veille de la nouvelle date de début. La nouvelle version devient active à partir de la date sélectionnée.

Vous ne souhaitez pas conserver vos modifications ?

Cliquez sur Reset pour restaurer les valeurs initiales.|

Sélectionnez dans la timeline la version que vous souhaitez modifier et adaptez les données nécessaires.

Cliquez ensuite sur Sauvegarder en haut à droite.
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Afin de conserver un historique d’emploi correct :

Si plusieurs versions futures existent et qu’une modification doit également être appliquée à ces versions, vous devez modifier chaque version future séparément.

Strobbo affiche un avertissement lors de l’enregistrement.

Vous pouvez planifier une modification avant qu’elle ne prenne réellement effet.

Par exemple, un collaborateur travaillera davantage à partir du 1er septembre.

La version planifiée apparaît au-dessus de la version active dans la timeline.

Jusqu’à la date de début, vous pouvez encore :

À la date de début, la version planifiée devient automatiquement active.

Vous souhaitez parfois non pas planifier une modification, mais corriger une donnée qui avait été encodée incorrectement.

Lorsque vous modifiez la version active actuelle, Strobbo vous demande ce que vous souhaitez faire.
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Choisissez cette option lorsque la situation du collaborateur change à partir d’une date précise.

Vous choisissez une nouvelle date de début et la version actuelle reste inchangée.

Exemple :
Le collaborateur travaillera davantage à partir du 1er septembre.

➡️ Choisissez Create a nouvelle version.
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Choisissez cette option lorsque la donnée était déjà incorrecte à partir de la date de début originale.

La version existante est alors corrigée à partir de sa date de début originale.

Exemple :
Le mauvais statut a été attribué au collaborateur dès son entrée en service.

➡️ Choisissez Edit the current version.

Pour corriger une ancienne version :

⚠️ La correction s’applique uniquement à la période couverte par cette version.

La modification n’est pas automatiquement appliquée aux versions suivantes.

Si la même erreur existe également dans les versions suivantes, corrigez-les séparément.

Vous pouvez uniquement supprimer les versions futures qui ne sont pas encore actives.

La version précédente sera alors à nouveau prolongée jusqu’à la prochaine version valide.

Strobbo veille à ce que la timeline reste toujours cohérente.

Deux versions ne peuvent jamais commencer le même jour.

Une version d’emploi est verrouillée lorsque sa période chevauche :

Une version verrouillée est reconnaissable grâce à l’icône 🔒 cadenas dans la timeline.

La raison du verrouillage est affichée au-dessus du formulaire.

Une version verrouillée est en lecture seule.

Ses données d’emploi ne peuvent plus être modifiées.

Dans certaines situations, certaines données d’emploi doivent être chargées manuellement dans la paie.

C’est notamment important lorsqu’un collaborateur change de données d’emploi au milieu d’une période de paie.

Utilisez Apply to payroll pour charger les données correctes dans la paie.

Lorsqu’une version a été appliquée à la paie, une coche verte ✅ apparaît à côté de celle-ci dans la timeline.

Comme les données d’emploi sont désormais historiques, Strobbo utilise les données d’emploi qui sont valables pour chaque jour.

Cela est particulièrement important lorsqu’une modification intervient au milieu d’une période.

Les colonnes relatives à l’entreprise dans l’aperçu Excel sont désormais en lecture seule.

Vous ne pouvez plus modifier ces données directement dans la grille.

Pour modifier les données d’emploi :

➡️ Rendez-vous dans le profil du employe.
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La page de paie affiche un avertissement lorsqu’un collaborateur connaît une modification de ses données d’emploi pendant la période sélectionnée.

Vous pouvez ouvrir l’avertissement afin d’obtenir plus de détails sur les modifications.

C’est particulièrement important lorsqu’une modification intervient au milieu d’une période de paie.
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Les semaines durant lesquelles les heures contractuelles ou le suivi des heures supplémentaires changent en cours de semaine sont signalées.

Lors de la clôture de la semaine, Strobbo vous demande de vérifier les valeurs minimales et maximales correctes pour chaque collaborateur.

Dans le planning, les cartes des collaborateurs affichent un avertissement sur le statut lorsqu’une modification des données d’emploi intervient pendant la semaine.

Passez votre souris sur le collaborateur pour afficher un aperçu des modifications pertinentes.

Les règles de validation du planning tiennent compte des données d’emploi valables pour les différents jours.

Une modification au milieu d’une semaine peut rendre l’évaluation d’une règle non pertinente.

Par exemple, si une règle vérifie les heures contractuelles et que celles-ci changent pendant la semaine, un seul résultat pour toute la semaine ne serait pas pertinent.

Strobbo affiche alors un avertissement :

🔴 Rouge : la règle était configurée comme bloquante.

🟠 Orange : la règle était configurée comme avertissement.

Les modifications des données d’emploi en cours de période sont également visibles dans l’export du planning.

Dans Excel :

Lors de la création d’une absence, Strobbo tient compte des heures de travail valables pour le jour concerné.

La durée d’une journée complète ou d’une demi-journée est calculée sur la base de l’horaire de travail ou du nombre d’heures hebdomadaires.

Si vous sélectionnez plusieurs dates couvrant différentes versions d’emploi, Strobbo affiche un message d’information.

L’aperçu est basé sur le premier jour sélectionné, mais lors de la création effective des absences, Strobbo tient compte des changements d’emploi futurs.

Si une absence existe déjà pendant une période pour laquelle vous créez ensuite une nouvelle version d’emploi, l’absence existante n’est pas automatiquement mise à jour avec la nouvelle durée.

Dimona fonctionne légèrement différemment des absences.

Si vous créez une nouvelle version d’emploi alors que des déclarations Dimona existent déjà pendant cette période, Strobbo vous demande si vous souhaitez mettre à jour les déclarations Dimona existantes.

Le fonctionnement reste identique à celui qui existait avant l’introduction des données historiques d’emploi.

La situation du collaborateur change à partir d’une date précise ?
➡️ Créez une nouvelle version.

La donnée était incorrecte depuis le début ?
➡️ Corrigez la version existante.

La version est verrouillée ?
➡️ Les données sont en lecture seule et ne peuvent plus être modifiées.

Plusieurs versions futures existent ?
➡️ Vérifiez si votre modification doit également être appliquée aux versions suivantes.