Wanneer je je Strobbo-omgeving koppelt met ProTime, sturen we een e-mail met een zogenoemd foutenlog zodra er problemen optreden bij de synchronisatie.

👉 Een veelvoorkomende foutmelding bij het synchroniseren van medewerkers is:

EMPLOYEE_EXIST_WITHOUT_EMPL_NUMBER

🔎 Dit betekent letterlijk dat er in Strobbo een medewerker bestaat zonder personeelsnummer.

Omdat ProTime met personeelsnummers werkt, veroorzaakt dit een probleem in de synchronisatie.

✅ Oplossing: zorg ervoor dat elke medewerker in Strobbo een uniek personeelsnummer heeft ingevuld. Daarna kan de synchronisatie opnieuw correct verlopen.

Wanneer de synchronisatie tussen ProTime en Strobbo een nieuwe medewerker probeert aan te maken, voert Strobbo eerst een controle uit om te vermijden dat een medewerker dubbel wordt aangemaakt.

🔎 Dit gebeurt onder andere door te checken of het personeelsnummer al bestaat.
Twee medewerkers met hetzelfde personeelsnummer zijn immers niet toegestaan.

➡️ Deze controle werkt natuurlijk alleen als er voor elke medewerker in Strobbo een personeelsnummer is ingevuld.

⚠️ Staat er iemand in Strobbo zonder personeelsnummer?

Dan stopt de synchronisatie bij het aanmaken van nieuwe medewerkers. Dit voorkomt dat er per ongeluk dubbele medewerkers ontstaan.

👉 Kort samengevat: voor elke medewerker in elke entiteit in Strobbo moet een personeelsnummer ingevuld zijn.
Dit mag ook een dummy-nummer zijn, bijvoorbeeld voor admins of externe medewerkers.

⚠️ De grootste uitdaging is vaak achterhalen om welke medewerker het gaat.

Het makkelijkst is om je personeelslijst helemaal te exporteren naar Excel, omdat je daar met de zoekfunctie heel makkelijk kan vinden wie een leeg personeelsnummer heeft.

Begin met het exporteren van alle medewerkers, inclusief inactieve medewerkers, uit het werknemersoverzicht.

Duid voor de zekerheid ook "Exporteer alle bedrijven" aan (vooral belangrijk als je meerdere entiteiten hebt in Strobbo).

In je Excel-bestand krijg je nu 1 werkblad "Persoonlijke gegevens" en verder ééntje per juridische entiteit die in Strobbo gekend is. De werkbladen van die entiteiten hebben we nodig.

Selecteer in elk werkblad de hele tabel en activeer de filters

Zoek vervolgens in de kolom "Personeelsnummer" naar (blanks).

De lijst wordt nu gefilterd op alle medewerkers die geen personeelsnummer hebben in Strobbo.

Ga nu hun profiel opzoeken in Strobbo om het juiste nummer (of een dummy waarde) in te vullen.